Privacy verklaring

Fotoclub Latem

De Fotoclub Latem hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en dat uw privacy wordt gerespecteerd.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.

De Fotoclub Latem houdt zich in alle gevallen aan de toepas­selijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescher­ming.

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy verklaring;

• verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke mini­maal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;

• vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de ver­werking van uw persoonsgegevens;

• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;

• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uit­voering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;

• op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Organisatie

Fotoclub Latem

Kwakstraat 13

9830 Sint Martens Latem

Welke persoonsgegevens worden verzameld.

Persoonsgegevens van de aangesloten leden van de organisatie:

Aanspreektitel;

Naam;

Voornaam;

volledig adres;

verjaardag;

telefoon- en/of gsm-nummer;

emailadres.

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gege­vens hebben verkregen.

Persoonsgegevens van derden

Aanspreektitel;

Naam;

Voornaam;

volledig adres;

telefoon- en/of gsm-nummer;

emailadres;

het eventueel lid zijn van een fotoclub (zonder verdere specificering)

Voor deelnemers aan leeftijdsgebonden wedstrijden: geboortedatum.

Doel van de verwerking van de persoonsgegevens.

Identificatie van de leden van de organisatie;

Diensten te kunnen verlenen (eventuele dekking als vrijwilliger);

Leden op de hoogte te houden van het aanbod via mail en nieuwsbrief;

Het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting).

Persoonsgegevens van derden om deze op de hoogte te houden van publieke activiteiten van Fotoclub Latem (tentoonstellingen, wedstrijden).

Voor deelnemers aan leeftijdsgebonden wedstrijden wordt de leeftijd gebruikt voor de classificering in de betrokken leeftijdscategorie.

Toelichting bij de legaliteit van de gegevensverwerking.

De verstrekking van persoonsgegevens is een voorwaarde om als lid aan te sluiten bij de Fotoclub Latem.

Wie zijn de ‘ontvangers’ van de verzamelde persoonsgegevens?

De persoonsgegevens (naam, voornaam, adres, telefoon- of gsm-nummer en email-adres) van de bestuurders worden gepubliceerd op de website van Fotoclub Latem, om de functie en verantwoordelijkheden te vermelden binnen de organisatie;

De persoonsgegevens (naam, voornaam, , telefoon- of gsm-nummer en email-adres) van de bestuurders en de leden van Fotoclub Latem worden gepubliceerd op de website van Fotoclub Latem, om onderlinge contacten tussen de leden mogelijk te ma­ken;

De persoonsgegevens van derden worden enkel gebruikt voor mailing terzake de publieke activiteiten van de club (tentoonstellingen, wedstrijden),

De persoonsgegevens worden niet doorgegeven aan derde partijen; Evenwel maakt Fotoclub Latem deel uit van de Oost-Vlaamse Unie voor Fotografie vzw aan wie zij de ledenlijsten doorgeeft. De Oost-Vlaamse Unie voor Fotografie vzw hanteert deze gegevens in overeenstemming met de privacyregelen. Ditzelfde geldt voor de ledengegevens die worden doorgeeft aan de koepelorganisatie Breedbeeld VZW.

Ten behoeve van de dekking onder de wetgeving voor vrijwilligers kunnen persoonsgegegens worden doorgegeven aan de verzekeraar.

De Fotoclub Latem maakt geen gebruik van geautomatiseerde gegevensverzameling.

Hoe lang worden de gegevens opgeslagen?

Voor de leden: Eén jaar.

Ze worden jaarlijks opgeslagen bij de vernieuwing van het lidmaatschap.

Voor de derden 10 jaar. De gegevens van deelnemers aan wedstrijden worden behouden tot het einde van de wedstrijd.

Wijze van het verkrijgen van persoonsgegevens.

De gegevens worden verkregen via:

De betrokkenen zelf;

Voor leden jonger dan 16 jaar zal de toestemming van ouders of voogd moeten wor­den bijgevoegd.

De Fotoclub Latem maakt geen gebruik van cookies.

Rechten van de betrokkenen.

U heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering (ingeval van uw vraag als schrapping als lid) van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben.

Tevens kunt u bezwaar (verzet) maken tegen de verwerking van uw persoonsgege­vens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.

Beheer en beveiliging.

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om per­soonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

• Alle personen die namens de Fotoclub Latem van uw gege­vens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.

• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;

• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fy­sieke of technische incidenten;

• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;

• Onze leden zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van per­soonsgegevens.

Deze privacyverklaring zal worden doorgestuurd naar alle aangesloten leden via mail en en gepubliceerd worden op de website van de club.

Bij mogelijke updates in de privacyverklaring worden de leden hiervan in kennis ge­steld via dezelfde weg.

Nieuwe leden ontvangen bij hun inschrijving een copy van de privacyverklaring.

Opgemaakt te Latem, op 4 juli 2018

door Mark Collier

secretaris Fotoclub Latem,

in uitvoering van de beslissing genomen in de bestuursvergadering van 30 mei 2018.